www.wszisi.fora.pl

ahinz

6. Zasady zarządzania zasobami w czasie trwania projektu informatycznego

pl

Poprzez zasoby w projekcie informatycznym rozumiemy zarówno ludzi jak i zasoby w postaci sprzętu komputerowego, pomieszczeń i inne niezbędne do wykonania zadania. Poprzez zarządzanie zasobami będziemy rozumieli wszelkie działania, które mają za zadanie między innymi:
● Oszacowanie jakie potrzebujemy zasoby i w jakiej ilości.
● Pozyskanie tych zasobów.
● Rozplanowanie prac, tak by wykorzystać jak najlepiej posiadane i pozyskane zasoby.
Skoncentrujemy się przede wszystkim na zarządzaniu zasobami ludzki, co wydaję się najważniejszym elementem w projektach informatycznych.

Dobrze dobrany zespół charakteryzuje się następującymi
cechami:
● Silne, zdecydowane, mądre i rozsądne przywództwo.
● Jasno sprecyzowane zadania.
● Umiejętność podejmowania szybkich decyzji i wdrażanie ich w życie.
● Perfekcyjne wykorzystanie cech i umiejętności poszczególnych członków zespołu.
● Otwartość i szczerość wymiany informacji i wiedzy.
● Harmonia i spokój we współdziałaniu.
Literatura wskazuje, że zwykle dobry zespół, czyli taki, który ma posiadać wymienione wyżej cechy oraz będzie działał skutecznie, składa się z 2-25 osób. Faktycznie przy zespołach twórczych, czyli właśnie takich, z którymi mamy do czynienia w projektach informatycznych przekraczanie liczby 25 osób jest ryzykowne, gdyż w większych zespołach bardzo ciężko utrzymać jest spójność projektu.

Przydział zadań
Z planu projektu wynika jakie zadania muszą być zrealizowane, by zakończyć kolejne etapy i ostatecznie zrealizować cały projekt. Rolą kierownika jest skojarzenie poszczególnych osób z zadaniami, czyli przydzielenie zadań do realizacji określonym pracownikom. Przydzielając zadania kierownik musi pamiętać o wielu aspektach, każdy z nich może niesie ze sobą pewne konsekwencje. Wymieńmy kilka z tych aspektów:
● Zadanie może być, w tym samym czasie, realizowane przez kilka osób – dość częsta sytuacji
przy zadaniach większych. Nie jest to jednak zawsze wygodne, choćby z przyczyn rozmycia
odpowiedzialności. W takim przypadku albo należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za realizację tego zadania, albo podzielić zadanie na mniejsze.
● Jeden pracownik może, w tym czasie, realizować kilka zadań – znów jest to częsta sytuacja i również niesie ona za sobą pewne niedogodności. Wszak pracownik może wykonując jedno z zadań nieświadomie opóźniać inne. Jest szalenie ważne, by każde z zadań miało jasno określony nie tylko termin realizacji, ale również priorytet, w takim przypadku, można wykonywać je od najważniejszego do najmniej ważnego. Oczywiście w przypadku zastosowania priorytetów, nasuwa się naturalny wniosek, by zadania jednak ustawić w kolejkę, a za to skrócić czas realizacji
każdego z nich.
● Bywają zadania, które musi wykonywać kilka osób jednocześnie – spróbujmy wyobrazić sobie zadanie do którego potrzebny jest konsultant, który weryfikuje od czasu da czasu czy zadanie jest realizowane zgodnie z założeniami. Znów ciężko podzielić takie zadanie na wiele mniejszych i określać, że 1 dzień kodowanie, 2 godziny konsultant, 2 dni kodowanie, 3 godziny konsultant. Taka granulacja wprowadzi totalny chaos i utrudni kontrolę.
● Bywają zadania, które zawsze będą występowały obok innych – jednym z przykładów takich zadań jest dokumentowanie kodu. Nie sposób oddzielić tego zadania i wymusić, by pracownik przez np. 4 dni w tygodniu pisał program, a przez 1 dzień dokumentował. Taki podział mógłby tak naprawdę wprowadzić więcej zamieszania niż pożytku. Oczywiście takie zadanie można potraktować jako po prostu „kodowanie” z odpowiednią procedurą jakości w której jest zapisane,
że należy kod dokumentować. Jednak będą inne zadania, które również mają taki charakter i nie należy zawsze się upierać na zamianie zadań z równoległych na sekwencyjne.
● Przydział zadań powinien opierać się na kompetencjach pracowników – oczywiste jest, że
najlepiej wykona dane zadanie, osoba, która zagadnienie rozumie i ma w nim doświadczenie. Jednak nie zawsze mamy do dyspozycji odpowiednią liczbę osób o odpowiednich kwalifikacjach, w takiej sytuacji należy rozważyć wdrożenie naszych pracowników do nowego charakteru zadań lub zatrudnienie osób z zewnątrz. Decyzja o tym jakie rozwiązanie jest lepsze powinna być oparta o kalkulacje co przyniesie szybszy i lepszy efekt. Zauważmy, że nasz pracownik jest wdrożony w procedury i sposób pracy obowiązujący w organizacji, ale za to nie posiada odpowiedniej wiedzy merytorycznej z zakresu rozważanego zadania. Podczas gdy osoba z zewnątrz będzie posiadał wiedzę specjalistyczną, ale nie będzie musiał umieć to wykonać tak jak my tego oczekujemy (zna inne narzędzia, inny język programowania itp.). Rozważmy pewien przykład. W projekcie jest zadanie wymagające specjalistycznej wiedzy za zakresy projektowania konstrukcji mechanicznych. Można oczywiście potraktować, że rozwiąże sprawę konsultant, ale spróbujmy przyjąć, że tak nie może się stać i że potrzebujemy własnego projektanta lub programisty. Pytanie co trwa dłużej, wdrożenie w organizację czy pozyskanie wiedzy specjalistycznej, w tym przypadku dość oczywiste jest, że pozyskanie wiedzy z konstrukcji mechanicznych.
● Jednoznaczna odpowiedzialność – każde zadanie powinno mieć określoną osobę, która będzie
odpowiadała za jego realizację. Jak pasaliśmy wcześniej osób realizujących może być więcej, ale
odpowiedzialność powinna być skupiona, w przeciwnym razie może się okazać, że nie będzie winnego w przypadku niedociągnięć.
● Każdy pracownika posiada umiejętności oraz ma wady – jasne jest, że przydzielając zadanie pewnej osobie bierzemy pod uwagę jej kompetencje, jednak nie wolno ignorować pewnych wad. Wystarczy nadmienić, że dana osoba nie będzie umiała pracować w grupie, by ryzykowne było przydzielanie jej zadań gdzie wymagana jest współpraca z innymi. Wada taka nie musi oczywiście przekreślać w ogóle takiej osoby jako pracownika.
● Pracownika o szerszych uzdolnieniach łatwiej przydzielić do zadań – jest to dość oczywiste,
posiadając zespół pracowników o wszechstronnych uzdolnieniach łatwiej jest rozdzielić pracę i rzadziej wystąpi sytuacja w której pracownik nie będzie miał pracy. Wręcz często zaleca się by nie zatrudniać osób o wąskiej specjalizacji.
● Należy mieć świadomość wzajemnych interakcji członków zespołu – im większa grupa osób, tym większe ryzyko sytuacji, gdy jedna osoba nie lubi drugiej, lub nie umie z nią współpracować. Stąd też należy mieć świadomość takiej sytuacji i w miarę możliwości nie zmuszać ludzi do pracy z nielubianymi osobami.
● Grupa jest ważniejsza niż jednostka – należy pamiętać, że tworzenie dużych projektów to praca zespołowa. Stąd mając do wyboru osobę o dużej wiedzy, ale nieumiejętności współpracy oraz osobę o mniejszych umiejętnościach, ale łatwo funkcjonującą w grupie, należy wybrać tę drugą. Nie można oczekiwać, że zespół dotrze się w trakcie pracy, po prostu grupa silnych indywidualności nieumiejących współpracować będzie zawsze trudna do kierowania i nie koniecznie efektywna.

Rola kierownika projektu (podstawowe zadania kierownika, kwalifikacje, umiejętności)
Spróbujmy zatem wyszczególnić zadania kierownika w oparciu o to co wcześniej napisano. Zatem zadania Kierownika Projektu, to:
● Realizacja zadań zespołu przy wykorzystaniu zasobów.
● Dbałość o terminowe i zgodne z budżetem wykonywanie zadań.
● Dobór członków zespołu i przydzielenie im funkcji.
● Kierowanie zebraniami.
● Reagowanie na wszelkie odstępstwa od harmonogramu prac.
● Rozliczanie członków zespołu z powierzonych im zadań, w tym nagradzanie za bardzo dobre wyniki i wyciąganie konsekwencji w przypadku braków efektów.
● Lojalność wobec projektu jak i zespołu, w tym nieunikanie odpowiedzialności za błędy własne.
● Inspirowanie i motywowanie członków zespołu do lepszej i efektywniejszej pracy.
● Organizacja spotkań integracyjnych oraz szkoleń podnoszących kwalifikacje zespołu.
● Rozwiązywanie konfliktów w grupie, oraz zrozumienie wobec problemów indywidualnych członków.